O tempo parece cada vez mais escasso e numa proporção inversa aumentam a quantidade de reuniões. Elas atingem a todos e não há quem não reclame. Nas empresas é comum que elas ocupem 50%, 60% ou até 70% do tempo de trabalho de um executivo, e em alguns casos, até mais. Ouvi de um gerente há pouco tempo: “Com tantas reuniões, em que horas eu vou trabalhar?”. Pergunto: será que reunião não é trabalho? As queixas são quase um consenso, inclusive de quem convoca as reuniões. Se todos são contra as reuniões, por que elas continuam existindo e se reproduzindo? Reparem como uma única reunião é capaz de gerar várias outras, num processo de progressão geométrica.
Com a tecnologia, as reuniões venceram a própria limitação espacial. É cada vez mais usual faze-las por vídeo conferências, por skype e por novas alternativas que não param de ser criadas. Elas se somam aos tradicionais almoços de negócios, cafés da manhã, happy hour e outros tipos de encontros, que logo se transformam em reuniões de trabalho.
Churchill afirmou que a democracia é o pior sistema político que existe, com exceção de todos os outros. O mesmo podemos falar das reuniões. Há como as empresas serem geridas sem elas? Qual seria a alternativa? Seria preferível um modelo em que alguém decide o que deve ser feito e determina o que outras áreas ou profissionais devem fazer, no clássico “manda quem pode e obedece quem tem juízo”? Isto tornaria as pessoas mais felizes? Será que seria mais produtivo?
Conheci um diretor de uma grande empresa que imaginava poder dirigir por decreto, no caso, por e.mail. As decisões costumavam ser um desastre, uma vez que frequentemente geravam repercussões indesejadas em pontos da companhia que não eram percebidos por quem não está no detalhe da operação. Além da confusão que causava, gerentes e funcionários precisavam correr para fazer emendas e remendos, além de composições internas para cumprir a decisão do chefe. Não era raro que uma segunda ou mais decisões precisassem ser tomadas para salvar a primeira, numa sequência sucessiva de erros.
Já não existem negócios simples. Os processos se tornaram complexos. A tecnologia trouxe os sistemas e programas de informática, com todas as possibilidades e limitações que oferecem. O avanço do conhecimento fez surgir os especialistas e com eles um novo tipo de poder, que vai além da hierarquia formal. É um poder que não está isolado, mas diluído e complementado em diversas etapas do processo. Não há como tomar decisões isoladas. Não há como fugir das reuniões.
Desta forma, pode-se dizer que elas são uma espécie de mal necessário e certamente há como fazer com que sejam relevantes e produtivas, em sua maioria. Há cuidados e técnicas para isto. De novo, não dependerá de decretos, mas da contribuição e comprometimento de todos os envolvidos. É preciso que sejamos reeducados para um mundo marcado por reuniões, presenciais ou a distância. Isto implica planejamento, organização e principalmente respeito ao outro, ou seja, sinceridade (não confundir com franqueza, que é outra coisa).
A diretora de uma empresa percebe o desgaste da palavra reunião e propõe o seu fim. Sua sugestão é que seja adotado um novo termo como padrão. A palavra reunião, que significa unir novamente, seria substituído pela expressão “grupo de trabalho”, que parece muito mais adequada aos seus objetivos. Algumas empresas a adotam, assim como outras usam task force, comitês, equipe disto ou daquilo. Que tal cada um pensar sobre assunto, levantar alternativas e depois discutirmos isto em uma breve reunião?
Julio Sampaio é sócio da Resultado Consultoria de Marketing e Vendas.
